Vamos começar defendendo a planilha. Afinal, ela é barata, flexível e todo mundo sabe usar. Na realidade, muitas empresas foram construídas em cima dela, e isso não é um erro. No começo, inclusive, a planilha costuma ser exatamente a ferramenta certa.
Por isso, a pergunta não é “planilha é ruim?”. A pergunta é: em que momento ela deixa de sustentar a operação?
Para responder a essa questão, comparamos planilhas e ERP em seis critérios, mostramos como reconhecer o ponto de virada e também como fazer a transição sem traumas.
ERP ou planilhas: a comparação critério a critério
1. Custo inicial
A planilha praticamente não tem custo de entrada. Por outro lado, o ERP envolve mensalidade ou licença, além da implantação.
À primeira vista, a vantagem é da planilha. Mas atenção ao custo invisível: as horas gastas alimentando, conferindo e corrigindo planilhas também custam dinheiro.
2. Flexibilidade
Na planilha, você cria a coluna que quiser, do jeito que quiser. Já no ERP, os processos seguem uma estrutura definida.
Vantagem: planilha. No entanto, essa liberdade tem um lado ruim: cada pessoa monta o controle de um jeito e, consequentemente, a padronização se perde.
3. Integração entre áreas
Planilhas não conversam entre si. Dessa forma, a venda registrada em uma precisa ser copiada manualmente para a de estoque e, em seguida, para a do financeiro.
Vantagem: ERP. Afinal, uma venda baixa o estoque, gera o recebível e prepara a nota fiscal automaticamente.
4. Rastreabilidade
Na planilha, é difícil saber quem alterou um valor, quando e por quê. Além disso, uma fórmula apagada pode passar meses sem ser notada.
Vantagem: ERP. Neste caso, cada movimentação fica registrada, com histórico e responsável.
5. Segurança e controle de acesso
Planilhas circulam por e-mail, pendrive e WhatsApp. Com isso, várias versões do mesmo arquivo convivem, e qualquer pessoa com acesso pode alterar tudo.
Vantagem: ERP. Por meio dele, cada usuário acessa apenas o que precisa, e os dados ficam em um só lugar.
6. Capacidade de crescimento
Com poucos produtos e poucos pedidos, a planilha acompanha. Porém, com mais itens, mais vendedores e mais notas, ela fica lenta, pesada e frágil.
Vantagem: ERP. Isso porque o sistema foi feito especificamente para lidar com volume e com várias pessoas trabalhando ao mesmo tempo.
Quem vence: ERP ou planilhas?
Em resumo, a planilha vence em custo inicial e flexibilidade, enquanto o ERP vence em integração, rastreabilidade, segurança e crescimento.
Traduzindo: a planilha é ótima para começar, mas o ERP é necessário para crescer com controle.
Como reconhecer o ponto de virada
Para ilustrar, imagine uma loja de materiais que começou com uma planilha de estoque e outra de contas a pagar. Essa estrutura funcionou bem por anos.
Contudo, com o crescimento, vieram mais dois vendedores, um segundo depósito e o dobro de notas fiscais por mês. Mesmo assim, as planilhas continuaram as mesmas.
Como consequência, aos poucos apareceram os sintomas: vendas de produtos que já tinham acabado, boletos pagos com atraso, horas perdidas no fechamento do mês e uma dependência total da pessoa que “sabe mexer na planilha”.
Esse é o ponto de virada. De modo geral, ele costuma chegar quando três coisas acontecem juntas:
- Mais de uma pessoa precisa alterar os mesmos controles.
- O volume de operações cresce a ponto de o retrabalho ocupar parte relevante do dia.
- Os números deixam de ser confiáveis e as decisões voltam a ser tomadas no feeling.
Se a sua empresa já vive essa situação, vale conferir também os conteúdos do blog da Êxitos sobre os sinais de que é hora de um sistema de gestão.
Como sair das planilhas sem parar a empresa
A migração assusta, mas pode ser feita por etapas.
Em primeiro lugar, organize o que já existe. Revise os cadastros de produtos, clientes e fornecedores nas planilhas, pois dados limpos facilitam a importação.
Em seguida, comece pelo que mais dói. Se o maior problema é o estoque, por exemplo, ele deve ser a prioridade. O restante entra logo depois.
Por fim, garanta treinamento e acompanhamento. A equipe precisa entender o sistema antes de abandonar as planilhas de vez. Sobretudo nas primeiras semanas, o suporte próximo faz toda a diferença.
Vale ressaltar que a planilha não precisa desaparecer. Ela continua útil para análises pontuais e simulações. O que muda, portanto, é que ela deixa de ser a base da operação.
Centralizar é dar um passo, não abandonar o que funcionou
Trocar planilhas por um ERP não é admitir que algo estava errado. Pelo contrário, é reconhecer que a empresa cresceu e precisa de uma estrutura à altura.
O ERP da Êxitos foi pensado justamente para pequenas e médias empresas nesse momento de transição, com implantação consultiva e suporte humanizado.
Quer saber se chegou a hora na sua empresa? Solicite um diagnóstico e veja como centralizar a sua gestão.
